Chủ Nhật, 4 tháng 11, 2012

106 Thủ Thuật Word


106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 1 - 19/7/2005 17h:11
Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.

Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 2 - 20/7/2005 15h:45
Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông  dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.
 

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
  

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text.

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 3 - 22/7/2005 8h:15
Microsoft Word
Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.
106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần 4 - 25/7/2005 16h:57
(Bài này được cập nhật cách đây 2 giờ )
Microsoft Word

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn - 25/7/2005 8h:52
(Bài này được cập nhật cách đây 10 giờ )
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này. 
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.

Thứ Sáu, 2 tháng 11, 2012

Giải quyết vấn đề lỗi không thể kết nối trong SQL Server

Giải quyết vấn đề lỗi không thể kết nối trong SQL ServerVấn đề:
Thỉnh thoảng bạn gặp những báo lỗi sau về kết nối:
ERROR: (provider: Named Pipes Provider, error: 40 – Could not open a connection toSQL Server) (Microsoft SQL Server, Error:) An error has occurred while establishing a connection to the server. (provider: Named Pipes Provider, error: 40 – Could not open a connection to SQL Server) (Microsoft SQL Server, Error: 5)
Hoặc:
An error has occurred while establishing a connection to the server. When connecting to SQL Server 2005, this failure may be caused by the fact that under the default settings SQL Server does not allow remote connections. (provider: Named Pipes Provider, error: 40 – Could not open a connection to SQL Server) (Microsoft SQL Server, Error: 1326)
Hoặc:
SQL Server) (Microsoft SQL Server, Error:) An error has occurred while establishing a connection to the server. (provider: Named Pipes Provider, error: 40 – Could not open a connection to SQL Server) (Microsoft SQL Server, Error: 5)
Những lỗi này xuất hiện với cả hai phương thức kết nối Name Pipe và TCP/IP. Trong bài này chúng ta sẽ xem xét tất cả các vấn đề dẫn đến các lỗi này và cách giải quyết.
Giải pháp:
Có một số lý do dẫn đến các lỗi này, và bạn cần theo các bước sau để kiểm tra một cách tòan diện vấn đề kết nối:


Bước 1:
Phải chắc chắn rằng bạn có thể Ping được đến tên máy Server vật lý, nơi SQL server được cài đặt. Nếu không, bạn hãy thử kết nối tới SQL Server bằng cách sử dụng địa chỉ IP (địa chỉ cho bản SQL mặc định (Default Instance)), hoặc địa chỉIP\Instance Name (Cho bản SQL cài theo tùy chọn Instance Name).


Nếu bạn kết nối được đến SQL Server bằng IP thành công, nhưng bạn lại muốn sử dụng một tên server tham chiếu thay cho địa chỉ IP trên, bạn thêm vào địa chỉ IP và tên tham chiếu cho SQL Server vào file host bằng cách chạy đoạn lệnh này vào cửa sổ RUN: %SystemRoot%\system32\drivers\etc\, mở file host bằng Note pad và thêm vào theo cú pháp IP Name theo hình sau:
Theo hình trên, chúng ta đã thêm vào địa chỉ của máy cài đặt SQL Server là74.200.243.253 và tên tham chiếu cho nó làSQLDBPool, sau khi lưu file này lại chúng ta có thể kết nối vào SQL Server bằng tên SQLDBPool thay vì sử dụng địa chỉ IP.
Bước 2:
Chắc chắn rằng, SQL Server Service đang chạy. Có thể kiểm tra dịch vụ này có đang chạy hay không bằng cách sử dụng lệnh SC hoặc sử dụng SQL Server Configuration Managertrong rất nhiều trường hợp, bạn sẽ thấy lý do là do SQL Server Services đã bị dừng vì lý do nào đó.
Sử dụng SQL Server Configuration Manager:

Sử dụng lệnh SC:

Chú ý đối với SQL cài theo tùy chọn Named Instance, bạn phải viết câu lệnh SC theo cấu trúc sc query mssql$instancename.
Bước 3:
Kiểm tra xem dịch vụ SQL Browsercó đang chạy không. Nếu bạn cài đặt SQL Server theo tùy chọn Named Instance nhưng chưa chỉ định cổng TCP/IP, sẽ dẫn đến đòi hỏi phải kết nối quả cổng động (Listening on a dynamic port). Để giải quyết trường hợp này, thì dịch vụ SQL Browser cần phải được Enabled và đang chạy. Có thể kiểm tra dịch vụ này bằng cách sử dụng 2 cách ở bước 2, trong đó câu lệnh SC sử dụng như sau:
Bước 4:
Phải chắc chắn là bạn đã sử dụng chính cách tên SQL đã được cài đặt, khi bạn cài theo Default Instance, tên máy là lựa chọn tốt nhất để đại diện cho Instance Name, còn nếu cài theo Named Instance và khi bạn truy cập đến một Instance Name ví dụ như sqlexpress, bạn cần gõ địa chỉ đầy đủ Tên máy\Instance Name. Ví dụ: server\SQLExpress.
Bước 5:
Kiểm tra xem SQL Server có ở trong mạng hay không. Bạn có thể sử dụng lệnhSQLCMD –L để liệt kê các Instance đã được cài đặt trong mạng, chú ý là lệnh này chỉ thực hiện được khi SQL Browserđang chạy.
Bước 6:
Kiểm tra phương thức kết nối TCP/IP và Name Pipes cũng như các cổng, bằng cách sử dụng SQL Server Configuration Manager, bạn cần Ennabled chúng lên:
Với phương thức TCP/IP, bạn cần kiểm tra cổng kết nối, bằng cách chuột phải vào phương thức TCP/IP ở cửa sổ trên, cổng mặc định cho phương thức này là 1433, nó có thể đã bị thay đổi cho mục đích bảo mật.
Bước 7:
Kiểm tra xem tùy chọn remote connections đã được Ennabled hay chưa. Chuột phải vào tên Server trong SSMS và chọn Properties. Chọn thẻ Connections, và chắc chắn rằng tùy chọn Allow remote connection to this server đã được đánh dấu. Bạn cần khởi động lại SQL Server Instance để tùy chọn này có hiệu lực, bằng cách chuột phải vào tên server trong SSMS và chọn Restart.
Bạn cũng có thể cấu hình Remote Server Connection bằng cách sử dụng các lệnh sau, và phải khởi động lại SQL Server Instance như trên:
exec sp_configure "remote access", 1 -- 0 on, 1 offexec sp_configure "remote query timeout", 600 -- secondsexec sp_configure "remote proc trans", 0 -- 0 on, 1 offBước 8:
Kiểm tra file Log, kết nối vào SQL Server nội bộ và kiểm tra error log cho cổng vào. Chạy thủ tục XP_READERRORLOGđể đọc file log trong SSMS. Cần phải thấy được nội dung tương tự như sau, trong đó TCP/IP và Named Pipes đã được Ennabled và cổng sử dụng cho phương thức TCP/IP là 1433:
Bước 9:
Cấu hình Window Firewall cho cổng SQL Server và SQL Browser service. Vào Control Panel -> Click Windows Firewall -> và chuyển đến thẻ như hình sau:
Chọn Add Port và điền tên và số cổng như sau:
Click vào Add Program để thêm SQL Browser service. Bạn có thể tìm file SQLBrowser.exe (file chạy của SQL Browser service) trong thư mục: C:\Program Files\Microsoft SQL Server\90\Shared và thêm vào danh sách ngoại lệ (Exception list).
Bước 10:
Nếu bạn có thể kết nối vào SQL Server trực tiếp trên máy chủ, nhưng không thể kết nối vào từ máy khách, chạy thủ thục sau để kiểm tra SPN:
EXEC xp_readerrorlog 0,1,"could not register the Service Principal Name",Null
Nếu SPN không tìm thấy, bạn cần cấu hình và đăng ký SPN theo hướng dẫn ở link sau:http://technet.microsoft.com/en-us/l.../bb735885.aspx
(Nguồn: http://www.mssqltips.com)

Hướng dẫn thiết lập SQL Server để kết nối từ xa qua mạng Internet

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server của Microsoft được đánh giá là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu tốt và mạnh nhất hiện nay. Nếu bạn là một nhà phát triển ứng dụng cũng như phát triển website trên môi trường Windows thì không thể không biết đến SQL Server. 
Khi phát triển các ứng dụng dạng Desktop thì chúng ta thường không quan tâm và thậm chí có thể không cần biết đến tính năng hỗ trợ kết nối từ xa của SQL Server. Nhưng khi bạn phát triển các ứng dụng Web, hoặc các ứng dụng desktop đòi hỏi dữ liệu tập trung tức thì để phục vụ cho việc ra báo cáo mà chương trình thì lại cách xa nhau về mặt địa lý, thì bạn sẽ cần đến tính năng kết nối từ xa của SQL Server. Tính năng này có trên tất cả các phiên bản SQL Server. 
Trong bài viết này, tôi thực hiện hướng dẫn cài đặt và cấu hình trên phiên bản SQL Server 2005, các phiên bản khác việc thực hiện tương tự. 
Sau khi hoàn thành bài hướng dẫn này:

  • Bạn có thể cài đặt SQL Server
  • Bạn có kết nối vào SQL Server cài trên máy tính của bạn từ bất kỳ máy tính nào có nối mạng Internet từ bất cứ đâu.

Các bước thực hiện

  1. Cài đặt SQL Server
  2. Cấu hình SQL Server để mở kết nối từ xa.
  3. Tạo user kết nối
  4. Cấu hình Firewall trên Server cho phép nhận kết nối đến qua cổng kết nối của SQL Server
  5. Cấu hình Router cho phép kết nối đến thông qua cổng của kết nối SQL Server

·Bước 1: Cài đặt SQL Server
Xem hướng dẫn cài đặt SQL Server 2005 tại link này: http://bis.net.vn/forums/t/47.aspx
·Bước 2: Config SQL Server cho phép kết nối từ xa
Mục đích là kích hoạt tính năng cho phép kết nối từ xa của SQL Server và thiết lập cổng nghe (Listenning Port) cho SQL Server.

Vào Start -> All Programs -> Microsoft SQL Server 2005 -> Configuration Tools -> SQL Server Configuration Manager
Ở menu bên trái, chọn vào mục SQL Server 2005 Services -> Bên phải tìm mục SQL Server (MSSQLSERVER) (chú ý đây là dịch vụ cơ bản của SQL Server, tên của nó tùy thuộc vào Instant của SQL mà bạn cài vào máy, của tôi là MSSQLSERVER, có thể Instant của bạn sẽ khác). Click phải vào và chọn Properties (xem hình)



Trong Tab Log On, click chọn vào Built-In Account, chọn vào Network Service như trong hình, Click OK

 

Quay lại màn hình SQL Server Configuration Manager -> ở menu bên trái tiếp tục click vào mục SQL Server 2005 Network Configuration để mở ra menu con Protocols for MSSQLSERRVER(tên trên máy bạn có thể khác), chọn vào mục này -> bên phải tìm mục có tên là TCP/IP, click phải vào nó và chọn Properties (xem hình) 



Trong cửa sổ mở ra, ở Tab Protocols, mục Enabled chọn vào Yes 




Tiếp tục click qua Tab IP Address -> Sẽ xuất hiện list các IP (IP1, IP2,…) đây là danh sách các IP hình thành khi máy bạn có kết nối vào các mạng LAN khác nhau



Hãy chọn một IP nào đó bất kỳ (ví dụ tôi chọn IP1
·Ở mục IP Address bạn xóa đi và gõ lại địa chỉ IP của máy bạn trong mạng LAN (chú ý đây là địa chỉ IP của máy bạn trong mạng LAN – ví dụ của tôi là 192.168.1.2)
·Ở mục Active - chọn Yes, mục Enabled - chọn Yes
·Ở mục TCP Port, khai báo cổng share mặc định của SQL, bạn có thể để mặc định là 1433
·Click OK
Restart lại SQL Server. (bằng cách chọn vào mục SQL Server 2005 Services, bên phải click phải vào mục SQL Server (MSSQLSERVER) -> Chọn Restart)

·Bước 3: Tạo một user để thực hiện kết nối từ xa
Mở Start -> All Programs -> Microsoft SQL Server 2005 -> SQL Server Management Studio -> Connect vào Server
Ở menu bên trái, mở mục Security -> Login -> Nhấn chuột phải và chọn New Login 




Gõ vào Tên User, Password như trong hình, bỏ dấu ở mục Enforce password Expiration -> Nhấn OK



·Bước 4: Cấu hình Firewall cho phép nhận kết nối đến qua cổng share của SQL Server
Mục đích của việc này là để mở cổng Firewall của Windows cho phép nhận kết nối từ bên ngoài qua cổng share của SQL, mặc định là cổng 1433
* Trên WindowsXP
·Vào Control Panel -> Windows Firewall
·Trong Tab Exceptions, click vào nút Add Port để thêm cổng 1433
·Hộp thoại Add Port hiện ra, trong mục Name gõ tên bất kỳ, Port Number gõ số 1433, click chọn vào mục TCP (xem hình dưới)
·Nhấn OK
·Log Off hoặc Restart lại máy 

 

* Trên Windows Vista, Windows 7:
Vào Start -> Control Panel -> Windows Firewall -> Ở menu bên trái chọn Advanced settings
Menu bên trái, click vào mục Inbound Rules
Tiếp tục ở Menu bên phải, click vào mục New Rule
Trong cửa sổ mới hiện ra, đánh dấu vào mục Port như hình -> Nhấn Next

 


Tiếp theo nhấn chọn vào mục TCP và Specific local Ports, gõ vào 1433 (số cổng share của SQL Server đã config trong bước 2) -> Nhấn Next

 


Trên màn hình tiếp theo, đánh dấu chọn vào mục Allow the connection -> Nhấn Next

 

Trong màn hình tiếp theo, chọn kiểu mạng sẽ áp dụng mở cổng này, đánh dấu vào cả 3 mục Domain, Private, Public -> Nhấn Next

 


Trong màn hình tiếp theo, gõ tên kết nối và Description tùy ý -> Nhấn Finish

 

Log Off hoặc Restart lại máy
·Bước 5: Cấu hình Router cho phép kết nối qua Port 1433
Mục đích của việc này:
·Mở cổng của Router trên mạng của bạn để cho phép nhận kết nối từ bên ngoài mạng (từ Internet) qua cổng kết nối của SQL Server (Port 1433).
·Chuyển hướng (Forward) kết nối về đến đúng máy mà bạn làm Server khi Router nhận được yêu cầu qua cổng 1433
Tùy loại Router mà bạn đang sử dụng, việc cấu hình có thể khác nhau đôi chút. Ở đây tôi đang thực hiện config trên một loại Router của Dlink. Các loại Router khác bạn có thể tự tìm hiểu thêm. Cách thiết lập trên các loại Router cơ bản là giống nhau, chỉ khác nhau về cách bố trí trên menu thôi.
Đầu tiên mở IE ra và gõ địa chỉ của Gateway -> Enter và đăng nhập vào quản trị Router
Ví dụ: Gateway của tôi là 192.168.1.1 thì tôi gõ vào Address của IE là http://192.168.1.1 -> Enter
Hãy đọc hướng dẫn sử dụng kèm theo router của bạn để biết được địa chỉ gateway cũng như user và password đăng nhập vào quản trị.
Menu bên trái, chọn Advanced Setup -> NAT -> Virtual Servers

Click Add và thiết lập như trong hình -> Save

 

Hãy chú ý các mục mà tôi đánh dấu:
·Custom Server: Tên của thiết lập, do bạn tự đặt tùy ý
·Server IP Address: Đây là địa chỉ IP của máy mà bạn cài làm máy chủ. Ví dụ của tôi là 192.168.1.2
Chú ý: Đây chính là IP của máy mà yêu cầu sẽ được Router chuyển đến. Do đó bạn nên khai báo IP tĩnh cho máy bạn cài làm máy chủ để khỏi phải vào mục này thiết lập lại mỗi khi restart máy.
Xin nhớ rằng đây là IP của máy trong mạng LAN chứ không phải là IP đối với mạng Internet.
·Port Start, Port End là số hiệu của cổng nhận yêu cầu, đều khai báo là 1433
Ở đây sở dĩ có Port Start và Port End là vì Router cho phép bạn Forward trong cả một dải các cổng (từ cổng đến cổng). Đối với kết nối SQL Server chúng ta đang thực hiện thì chỉ cần Port 1433 thôi. Một số loại router có mục Single Port Forwarding – cho phép bạn chỉ cần config một cổng thôi là đủ.
·Mục Protocol: Chọn phương thức kết nối là TCP.

Chú ý: Thường thì phần thiết lập này nằm trong mục NAT (Network Address Translation), hoặc có thể là Port Forwarding,… tùy router.

Đến đây bạn đã hoàn thành việc cài đặt và cấu hình cho phép server nhận kết nối SQL Server từ xa qua cổng 1433.

Để test kết quả:
·Hãy ngồi ở một máy tính nào đó ngoài mạng LAN của bạn, có kết nối Internet. 
·Dùng một chương trình quản lý SQL Server (có thể dùng SQL Server Management Studio), gõ vào các thông tin kết nối -> Nhấn Connect

 

Chú ý một số thông tin:
1.Server name: Đây là địa chỉ của Server nhận kết nối (chính là máy bạn đã cài SQL). Trong hình tôi gõ là 222.252.241.123,1433. Trong đó 222.252.241.123 chính là địa chỉ IP của máy tôi ở trên Internet, 1433 là cổng (Port) share SQL Server của tôi (tùy cổng share của bạn thiết lập, số này có thể khác, nếu bạn dùng 1433 thì có thể không cần gõ vì đây là cổng mặc định)
2.Authentication: Chọn kiểu chứng thực người dùng, có hai chế độ chứng thực là Windows Authentication và SQL Server Authentication. Tuy nhiên để kết nối từ xa thì phải dùng SQL Server Authentication
3.Login: Gõ user name mà bạn đã tạo

4.Password: Mật khẩu tương ứng

Nếu connect được thì có nghĩa là bạn đã cài đặt và thiết lập thành công.

Xem thêm: